Nebenkostenabrechnung · Excel-Vorlage für private Vermieter
Sie tragen ein.
Die Vorlage rechnet.
Die komplette Excel-Vorlage für Ihre Nebenkostenabrechnung nach BetrKV und Heizkostenverordnung – inklusive CO₂-Stufenmodell, 50/70-Heizkostensplit, Mieterwechsel und fertigem Anschreiben. Einmal kaufen, jedes Jahr nutzen.
14 Tage Geld-zurück-Garantie · sichere Bezahlung über Digistore24 (PayPal, Klarna, Kreditkarte, SEPA)
- ✓ Sofort-Download
- ✓ Kein Abo, keine Kontopflicht
- ✓ Ihre Daten bleiben bei Ihnen
Ein Blick in die Vorlage
Keine Katze im Sack. Das sind Ausschnitte aus genau der Datei, die Sie bekommen – hier mit Beispielzahlen ausgefüllt: zwei Wohneinheiten, eine Mieterin zieht im April ein.
Die vollständige Beispiel-Abrechnung inklusive Anschreiben können Sie hier ansehen: Beispiel-Abrechnung als PDF öffnen
„Es gibt doch kostenlose Vorlagen“
Gibt es – und wenn Ihre Immobilie einfach gestrickt ist, reichen die auch. Der Unterschied zeigt sich erst bei den Punkten, an denen Abrechnungen tatsächlich angreifbar werden.
| Typische Gratis-Vorlage | AbrechnungFertig | |
|---|---|---|
| Kosten nach Wohnfläche verteilen | ✓ | ✓ |
| 50/70-Split der Heizkosten (HeizkostenV) | meist nicht | ✓ |
| CO₂-Kostenaufteilung nach Stufenmodell | meist nicht | ✓ |
| Mieterwechsel tagesgenau | meist nicht | ✓ |
| Leerstand bleibt beim Vermieter | meist nicht | ✓ |
| Fertiges Anschreiben pro Mieter | meist nicht | ✓ |
| Preis | 0 € | 14,90 € einmalig |
Ehrlich gesagt: Wenn Sie eine Wohnung ohne Heizkostenabrechnung, ohne CO₂-Kosten und ohne Mieterwechsel abrechnen, brauchen Sie diese Vorlage nicht. Sagen wir Ihnen lieber vorher als hinterher.
In vier Schritten zur fertigen Abrechnung
Keine Software-Installation, kein Konto, keine Einarbeitung in Verteilerschlüssel. Die Vorlage führt Sie durch – Formeln, Fristen und Sonderfälle sind schon eingebaut.
Schritt 1
Vorlage herunterladen
Direkt nach dem Kauf erhalten Sie den Download-Link – Excel-Datei plus Schritt-für-Schritt-Anleitung als PDF. Funktioniert auch mit Google Sheets und LibreOffice.
Schritt 2
Zahlen eintragen
Die integrierte Checkliste zeigt, welche Belege Sie brauchen. Sie tragen nur Ihre Kosten, Flächen und Vorauszahlungen ein – farblich markierte Felder, mehr nicht.
Schritt 3
Die Vorlage rechnet
Verteilerschlüssel, 50/70-Heizkostensplit nach Heizkostenverordnung, CO₂-Stufenmodell und Mieterwechsel-Anteile berechnen sich automatisch – nachvollziehbar in jeder Formel.
Schritt 4
Drucken & verschicken
Pro Mieter kommt eine druckfertige Abrechnungsseite heraus, dazu ein vorformuliertes Anschreiben. Als PDF exportieren oder ausdrucken – fertig.
Was im Paket steckt
Kostenlose Vorlagen rechnen nur, was einfach ist. Diese hier deckt auch die Teile ab, an denen Abrechnungen tatsächlich scheitern.
- ✓Excel-Vorlage nach BetrKV & HeizkostenverordnungAlle 17 Betriebskostenarten, wählbare Verteilerschlüssel und der korrekte 50/70-Split der Heiz- und Warmwasserkosten.
- ✓CO₂-Stufenmodell eingebautDie Aufteilung der CO₂-Kosten nach CO2KostAufG berechnet sich automatisch aus Verbrauch und Wohnfläche – das fehlt in fast jeder kostenlosen Vorlage.
- ✓Mieterwechsel & LeerstandTagesgenaue Anteilsberechnung bei Ein- und Auszug im Abrechnungsjahr, Leerstandskosten landen automatisch beim Eigentümer.
- ✓Fertiges Anschreiben pro MieterVorformulierter Begleitbrief mit Nachzahlung bzw. Guthaben – nur noch Name einsetzen und unterschreiben.
- ✓Anleitung & Unterlagen-ChecklisteSchritt-für-Schritt-PDF, das jede Eingabe erklärt – inklusive Checkliste, welche Belege Sie vorher heraussuchen.
Wichtig zu wissen: Die Abrechnung muss dem Mieter spätestens 12 Monate nach Ende des Abrechnungszeitraums zugehen (§ 556 Abs. 3 BGB). Danach können Nachforderungen in der Regel nicht mehr geltend gemacht werden. Für den Zeitraum 2025 heißt das: Frist ist der 31.12.2026. Die Vorlage erinnert Sie auf dem Deckblatt an Ihre Frist.
Warum es diese Vorlage gibt
Ich habe 2025 zum ersten Mal selbst vermietet – eine Eigentumswohnung mit Garage. Ein Jahr später lagen dann die Hausgeldabrechnung der WEG und die Einzelabrechnung des Messdienstes auf dem Tisch, und ich saß davor mit den immer gleichen Fragen: Welche Posten darf ich überhaupt umlegen? Wie teile ich die Heizkosten auf, wenn der Mieter erst im Oktober eingezogen ist? Und wer bekommt eigentlich diese CO₂-Kosten, von denen ich als Vermieter plötzlich einen Teil selbst tragen soll?
Die kostenlosen Vorlagen, die ich gefunden habe, konnten davon: nichts. Wohnfläche mal Kosten, das war's. Also habe ich zuerst eine Vermieter-Software im Abo gekauft – 35 € im Jahr, jedes Jahr wieder – und am Ende doch alles selbst in Excel gebaut. Mit jeder Formel offen nachvollziehbar, gegen 29 automatische Kontrollrechnungen geprüft, und mit genau den Sonderfällen, an denen ich selbst hing: WEG-Hausgeld, Messdienst-Abrechnung, Mieterwechsel mitten im Jahr, CO₂-Stufenmodell.
Meine eigene Abrechnung 2025 habe ich mit dieser Datei erstellt. Sie ist es, die Sie hier kaufen. Nicht mehr, nicht weniger.
— Dennis, Vermieter aus Baden-Württemberg
Ein Preis. Jedes Jahr wiederverwendbar.
Zum Vergleich: Eine Hausverwaltung berechnet für die Abrechnung üblicherweise 25–40 € pro Einheit und Jahr, Vermieter-Software kostet 35–60 € im Jahres-Abo. Diese Vorlage kostet einmal 14,90 € – und rechnet auch die Abrechnung 2026, 2027 und alle danach.
Preis inkl. MwSt. · Sofort-Download nach Zahlung · für bis zu 5 Wohneinheiten pro Objekt
- ✓ Excel-Vorlage (auch Google Sheets & LibreOffice)
- ✓ CO₂-Stufenmodell, 50/70-Split, Mieterwechsel
- ✓ Anschreiben-Vorlage + Anleitung als PDF
- ✓ Jedes Jahr neu nutzbar – kein Abo
Bezahlung über Digistore24: PayPal, Klarna, Kreditkarte, SEPA, Apple Pay · Rechnung inklusive · Download sofort
Oder gleich das ganze Vermieter-Paket
Abrechnen ist nur ein Teil des Jahres. Einzug, Steuererklärung, Auszug, Kaution – für jeden dieser Schritte gibt es hier eine fertige Excel-Vorlage. Vier Werkzeuge, ein Download.
Preis inkl. MwSt. · Sofort-Download nach Zahlung · für private Vermieter mit 1–5 Wohneinheiten
- ✓ Nebenkostenabrechnung – BetrKV & Heizkosten, 50/70-Split, CO₂, Mieterwechsel, Anschreiben
- ✓ Anlage-V-Helfer – Einkünfte aus Vermietung für die Steuererklärung: AfA, Einnahmen, Werbungskosten
- ✓ Wohnungsübergabeprotokoll – für Ein- und Auszug: Mängelliste, Zählerstände, Schlüssel, Unterschriften
- ✓ Kautionsabrechnung – gesetzliche Verzinsung, Abzüge, Auszahlungsbetrag, fertiges Anschreiben
Enthält die Nebenkostenabrechnung oben – wer schon damit startet, braucht das Paket nicht doppelt. Bezahlung über Digistore24, Download sofort.
Wichtig zu wissen: Alle vier Vorlagen sind Berechnungs- und Formulierungshilfen nach den jeweils genannten Vorschriften – keine Rechts- oder Steuerberatung. Der Anlage-V-Helfer unterstützt Sie beim Ausfüllen, ersetzt aber weder Steuerberater noch die Prüfung im Einzelfall.
Häufige Fragen
Die Fragen, die sich Vermieter vor dem Kauf stellen – ehrlich beantwortet.
Warum kaufen, wenn es kostenlose Vorlagen gibt?+–
Die kostenlosen Vorlagen addieren Kosten und teilen durch die Fläche – das war's meistens. Was fehlt: der vorgeschriebene 50/70-Split der Heizkosten, die CO₂-Kostenaufteilung nach Stufenmodell, tagesgenaue Mieterwechsel und ein Anschreiben. Genau an diesen Punkten werden Abrechnungen angreifbar. Wenn Ihre Immobilie keinen dieser Fälle hat, reicht Ihnen eine kostenlose Vorlage – ehrlich.
Brauche ich Excel-Kenntnisse?+–
Nein. Sie tragen Ihre Zahlen in farblich markierte Eingabefelder ein – alle Formeln sind fertig und geschützt, damit nichts versehentlich kaputtgeht. Die Anleitung erklärt jede Eingabe mit einem Beispiel. Wenn Sie eine Tabelle ausfüllen können, können Sie das.
Funktioniert das auch ohne Microsoft Excel?+–
Ja – die Vorlage funktioniert auch mit Google Sheets (kostenlos im Browser) und LibreOffice (kostenlos für Windows, Mac und Linux). Sie brauchen also keine bezahlte Software.
Ist das Rechtsberatung? Ist meine Abrechnung damit „wasserdicht"?+–
Nein – die Vorlage ist eine Berechnungshilfe, keine Rechtsberatung. Sie rechnet nach den Standardvorgaben der BetrKV und der Heizkostenverordnung und macht die häufigsten Formfehler damit deutlich unwahrscheinlicher. Ob im Einzelfall eine Kostenposition umlagefähig ist, entscheiden Sie – im Zweifel hilft ein Anwalt oder Haus & Grund. Das behaupten übrigens auch teure Tools nicht anders, nur leiser.
Für welche Immobilien passt die Vorlage – und für welche nicht?+–
Gemacht für private Vermieter mit 1–5 Wohneinheiten, auch als Eigentumswohnung mit Hausgeldabrechnung. Nicht geeignet für Gewerbeeinheiten, größere Mehrfamilienhäuser mit professioneller Messdienstabrechnung oder Sonderkonstellationen wie Wärmecontracting – dafür wäre eine Hausverwaltung die ehrlichere Empfehlung.
Wie bekomme ich die Vorlage – und was ist mit Updates?+–
Nach der Zahlung erhalten Sie sofort den Download-Link per E-Mail. Ändern sich die gesetzlichen Vorgaben (wie zuletzt beim CO₂-Stufenmodell), bekommen Käufer die aktualisierte Version kostenlos per E-Mail.
Fragen vor dem Kauf?
Sie sind unsicher, ob die Vorlage zu Ihrer Immobilie passt? Schreiben Sie mir kurz, wie Ihr Fall aussieht (Anzahl Wohneinheiten, Heizungsart) – Sie bekommen eine ehrliche Antwort, auch wenn sie „das brauchen Sie nicht" lautet.
Falls sich kein Mail-Programm öffnet, schreiben Sie einfach an kontakt@abrechnungfertig.de